1С:Документооборот помогает вести документы, задачи, согласования и поручения в единой системе. Пользователь видит не только файл, но и карточку документа, маршрут, ответственных, сроки и историю действий.
Работа в системе строится вокруг карточек документов и задач. Документ регистрируют, прикладывают файл, заполняют реквизиты и запускают процесс: согласование, рассмотрение, подписание или исполнение.
Создайте карточку документа
Откройте нужный раздел: Входящие, Исходящие, Внутренние документы, Договоры или другой журнал, который используется в компании. Нажмите Создать, выберите вид документа и заполните основные реквизиты: номер, дату, организацию, контрагента, тему и ответственного.
Добавьте файл и версии
Прикрепите файл документа к карточке. Если документ дорабатывается, используйте версии: так можно сохранить историю изменений и понять, какой вариант был отправлен на согласование или подписан.
Запустите согласование
Выберите маршрут согласования или создайте задачу вручную. Укажите участников, сроки и комментарий. После запуска каждый участник получит задачу, а инициатор сможет видеть статус движения документа.
Контролируйте задачи
В рабочем столе пользователя отображаются входящие задачи, просроченные поручения и документы, ожидающие действия. Чтобы процесс не зависал, важно завершать задачи с результатом: согласовано, отклонено, исполнено или отправлено на доработку.
Используйте поиск и отчеты
Для поиска документа используйте реквизиты карточки, контрагента, автора, дату, номер или текстовое описание. Отчеты помогают увидеть просроченные задачи, загрузку сотрудников и состояние согласований.
1С:Документооборот в облаке
В облаке СофтБаланс сотрудники могут работать с документами из разных офисов, а провайдер берет на себя серверы, обновления, резервное копирование и доступность системы. Это удобно для компаний, где документы проходят через несколько подразделений.