Как принимать документы по ЭДО в 1С: инструкция

ЭДО в 1С позволяет получать от контрагентов юридически значимые документы без бумаги: УПД, счета-фактуры, акты, накладные и другие электронные документы. Правильная обработка входящих документов помогает быстрее закрывать период и снижает ручной ввод.

Перед приемом документов проверьте, что организация подключена к ЭДО, учетная запись активна, электронная подпись работает, а у пользователя есть права на получение, просмотр и подписание документов.

Получите входящие документы

Откройте раздел ЭДО, Текущие дела ЭДО или рабочее место электронного документооборота. Выполните обмен с оператором, чтобы загрузить входящие документы от контрагентов.

Проверьте реквизиты

Откройте входящий документ и проверьте контрагента, ИНН, КПП, договор, сумму, НДС, дату, номер и состав товаров или услуг. Если документ относится к поступлению, убедитесь, что он соответствует фактической поставке или оказанной услуге.

Создайте учетный документ

На основании входящего электронного документа можно создать поступление товаров и услуг или связать его с уже созданным документом. Это снижает ручной ввод и помогает сохранить связь между ЭДО и бухгалтерским учетом.

Подпишите или отклоните

Если документ корректен, подпишите его электронной подписью и отправьте подтверждение контрагенту. Если есть ошибка, используйте отклонение или запрос уточнения с комментарием, чтобы контрагент понимал причину.

Следите за статусами

Статусы показывают, получен ли документ, подписан ли он, отправлено ли подтверждение и завершен ли обмен. Перед закрытием месяца полезно проверить, нет ли входящих документов без обработки.

Работа с ЭДО в облаке

СофтБаланс помогает разместить 1С в частном защищенном облаке, настроить доступы, обновления и поддержку. Для ЭДО это особенно важно: бухгалтерия должна стабильно получать и подписывать документы в рабочие и отчетные периоды.