ЭДО в 1С позволяет получать от контрагентов юридически значимые документы без бумаги: УПД, счета-фактуры, акты, накладные и другие электронные документы. Правильная обработка входящих документов помогает быстрее закрывать период и снижает ручной ввод.
Перед приемом документов проверьте, что организация подключена к ЭДО, учетная запись активна, электронная подпись работает, а у пользователя есть права на получение, просмотр и подписание документов.
Получите входящие документы
Откройте раздел ЭДО, Текущие дела ЭДО или рабочее место электронного документооборота. Выполните обмен с оператором, чтобы загрузить входящие документы от контрагентов.
Проверьте реквизиты
Откройте входящий документ и проверьте контрагента, ИНН, КПП, договор, сумму, НДС, дату, номер и состав товаров или услуг. Если документ относится к поступлению, убедитесь, что он соответствует фактической поставке или оказанной услуге.
Создайте учетный документ
На основании входящего электронного документа можно создать поступление товаров и услуг или связать его с уже созданным документом. Это снижает ручной ввод и помогает сохранить связь между ЭДО и бухгалтерским учетом.
Подпишите или отклоните
Если документ корректен, подпишите его электронной подписью и отправьте подтверждение контрагенту. Если есть ошибка, используйте отклонение или запрос уточнения с комментарием, чтобы контрагент понимал причину.
Следите за статусами
Статусы показывают, получен ли документ, подписан ли он, отправлено ли подтверждение и завершен ли обмен. Перед закрытием месяца полезно проверить, нет ли входящих документов без обработки.
Работа с ЭДО в облаке
СофтБаланс помогает разместить 1С в частном защищенном облаке, настроить доступы, обновления и поддержку. Для ЭДО это особенно важно: бухгалтерия должна стабильно получать и подписывать документы в рабочие и отчетные периоды.